Фулфилмент — это комплекс услуг, включающий приём, хранение, обработку заказов и доставку товаров покупателям. В этих многоступенчатых и взаимосвязанных процессах одним из ключевых элементов является грамотная организация документооборота. От правильного ведения документации зависят точность учёта, скорость обработки, прозрачность операций и возможность контролировать все этапы логистической цепочки
Почему документооборот важен в фулфилменте
Фулфилмент связывает несколько участников: поставщиков, складских операторов, транспортные компании, маркетплейсы и конечных покупателей. Для согласованной и прозрачной работы необходимы чёткие и корректные документы, которые фиксируют все движения товаров, права и обязанности сторон, условия хранения и доставки.
Документооборот обеспечивает:
- Учёт и контроль остатков. Каждая приёмка, перемещение и отгрузка сопровождается документами, которые фиксируют состояние и количество товара на складе.
- Юридическую защиту. Правильное оформление накладных, актов и других бумаг защищает бизнес от спорных ситуаций и претензий.
- Своевременную обработку заказов. Обмен документами позволяет автоматически или вручную отслеживать статусы заказов, обеспечивать их быструю комплектацию и отправку.
- Прозрачность возвратов и рекламаций. Документы фиксируют причины и состояние возвращённого товара, что облегчает решение спорных вопросов.
- Соответствие требованиям маркетплейсов и законодательства. Многие площадки и законы предъявляют строгие требования к оформлению документов в электронной коммерции.
Основные документы, используемые в фулфилменте
Приёмочные накладные
Документ, подтверждающий поступление товара на склад. Включает описание, количество, состояние и другие параметры. Используется для сверки с поставщиками и учёта.
Акты расхождений
Составляются при обнаружении несоответствий между заявленным и фактическим количеством или качеством товара. Позволяют фиксировать претензии и согласовывать решения.
Заказы на комплектацию
Документы или электронные записи, содержащие информацию о заказах покупателей, используемые для сбора товаров.
Транспортные накладные и бирки
Фиксируют передачу товара транспортной компании, содержат информацию о грузоотправителе, получателе, содержимом и условиях перевозки.
Акты приёма-передачи
Подтверждают передачу товаров между складом, курьером и покупателем.
Документы на возврат
Включают заявление покупателя, акт приёма возврата, состояние товара и решение по дальнейшей судьбе.
Инвойсы и счета-фактуры
Используются для финансового и налогового учёта, отражают стоимость и количество товаров.
Организация документооборота
- Автоматизация. Современные фулфилмент-центры используют программные решения для автоматического создания, передачи и хранения документов. Это сокращает ошибки и ускоряет процессы.
- Интеграция с маркетплейсами и ERP-системами. Обеспечивает синхронизацию данных о заказах, остатках и статусах доставки.
- Хранение и архивирование. Соблюдение требований законодательства по срокам хранения документов и их безопасности.
- Обучение персонала. Важно, чтобы сотрудники понимали значимость документации и соблюдали процедуры оформления и передачи документов.
Вызовы в документообороте фулфилмента
- Несовпадение данных между разными системами.
- Задержки и ошибки при ручном вводе информации.
- Неоднородность требований маркетплейсов и региональных норм.
- Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных.
Лучшие практики
- Внедрение единой цифровой платформы для управления документами.
- Использование электронных подписей и цифровых печатей для ускорения согласований.
- Регулярный аудит и контроль полноты и корректности документов.
- Организация прозрачной и понятной схемы обмена документами между всеми участниками.
В процессе создания статьи частично задействованы материалы с сайта teamdeem.ru - роль документооборота в фулфилменте
Дата публикации: 17 июля 2022 года
