С 1 июля 2019 года согласно новому закону большинство предпринимателей обязано использовать онлайн-кассы. Они позволят сразу передавать все данные в налоговую инспекцию и поспособствуют защите прав потребителей, но вместе с тем у бизнесменов возникает ряд вопросов о том, как выбрать и подключить оборудование, что делать, если часто пропадает интернет и как действовать в других непонятных ситуациях.
Обязательно ли нужна онлайн-касса
Работать без нового кассового оборудования могут предприниматели, которые сотрудничают только с другими ИП или юридическими лицами. Обойтись без онлайн-кассы могут также владельцы мастерских по ремонту обуви или изготовлению ключей, газетных киосков, продавцы кваса и молока из цистерн и др. – ознакомиться с полным перечнем «льготных» категорий можно при прочтении статьи 2 закона 54-ФЗ.
Ныне действует отсрочка для ИП, которые продают товары собственного производства и предоставляют услуги, но не имеют наемных сотрудников. Всем остальным предпринимателям необходимо обязательно использовать онлайн-кассы. При этом интенсивность продаж или количество наемных сотрудников не имеет значения.
За что еще придется платить
Помимо покупки новой контрольно-кассовой техники, потребуется:
- Купить фискальный накопитель. Стоимость – от 6 до 14 тыс. рублей.
- Заключить договор с оператором фискальных данных для передачи данных в налоговую службу.
Другие возможные траты:
- Проводной или мобильный интернет; можно также приобрести онлайн-кассу с SIM-картой.
- Специальная программа для онлайн-касс. Они существенно упрощают использование кассового оборудования и ведение товароучета. Пример такой программы: http://initpro.ru/kassa/initpro-market
- Обслуживание кассового оборудования. Услуга обычно включает регистрацию и настройку кассового оборудования, а также техническое обслуживание в процессе эксплуатации.
- Электронная подпись. Затраты на электронную подпись (около 2 500 руб. в год) полностью окупаются экономией времени, так как не придется лично идти в налоговую при подаче документов для регистрации кассы. Приобрести ЭЦП можно, к примеру, здесь.
- Комиссия за эквайринг. Касается только тех предпринимателей, которые принимают банковские карты для расчета.
На какой срок нужно покупать фискальный накопитель
Так как на рынке имеются фискальные накопители на 13, 15 и 36 месяцев, возникает вопрос, на каком варианте остановить выбор. Иногда фискальные накопители с максимальным сроком действия заканчиваются раньше, чем через 3 года (например, при большом потоке покупателей).
Предпринимателям, которые работают на ОСН, но не в сфере услуг, стоит покупать фискальный накопитель на 13 или 15 месяцев. При работе на спецрежиме необходимо приобретать накопитель на 36 месяцев, хотя существует несколько исключений:
- При торговле спиртными напитками накопитель будет служить 410 дней, поэтому нет смысла переплачивать за 36 месяцев.
- При отсутствии интернета выгоднее приобретать ФН на 13 месяцев, поскольку он будет служить 13 месяцев, а на 36 месяцев – всего 560 дней.
- При сезонных работах, а также применении и ОСН, и спецрежима можно использовать накопитель на любой срок.
В остальных случаях необходимо покупать ФН только на 36 месяцев. Установка неправильного накопителя карается штрафом, хотя ныне из-за дефицита оборудования временно штрафные санкции отменили.
Что будет, если не приобрести онлайн-кассу
Если вам по закону не положена отсрочка, а установка нового кассового оборудования является обязательным, но покупка и подключение онлайн-кассы не было выполнено, придется заплатить штраф:
- индивидуальным предпринимателям - четверть или половина выручки за весь период работы без кассы (не менее 10 тыс. рублей);
- организациям - от 75 до 100% выручки (не менее 30 тыс. рублей).
Наличие старого кассового оборудования не считается. При повторном нарушении бизнес и вовсе могут закрыть на время, поэтому экономия на покупке нового оборудования сомнительная.
Как подключить кассу к интернет-магазину
Новые правила использования кассового оборудования распространяются и на владельцев интернет-магазинов. Важно учитывать особенности продаж через интернет. Дело в том, что в сети люди покупают товары в любое время суток, а значит, печатать вручную чеки не удастся. К тому же при покупках в интернете чеки необходимо отправлять на электронную почту или телефон. Желательно приобрести специальную онлайн-кассу для интернет-магазина. Иначе могут возникнуть трудности.
Если торговля ведется в офлайне и онлайне, тогда уладить вопрос сложнее. Существует два пути:
- Можно купить две отдельные кассы для торговли в реале и через интернет.
- Приобрести кассу, которая может и печатать бумажные чеки, и отправлять электронные версии на почту или телефон.
Второй вариант обойдется значительно дешевле. Ходят слухи, что по закону необходимо иметь две кассы, но в письме от Минфина с пояснениями прописано, что закон не запрещает использовать одну кассу.
Нужны ли отдельные кассы для курьеров и разных точек торговли
В каждой точке продажи должна быть своя онлайн-касса. Если в компании работает несколько курьеров, тогда и мобильных касс, способных передавать данные через интернет, должно быть несколько. Но при условии, что расчет производится после доставки товара. Если оплатить покупки можно только на сайте, тогда отпадает необходимость закупать кассовое оборудование курьерам. Если работает несколько магазинов в разных частях города, тогда в каждом должна быть установлена и подключена онлайн-касса.
Если торговля ведется через интернет и в обычном магазине, можно использоваться одна касса, но при условии, что она может одновременно работать в двух режимах – печатать бумажные чеки и отправлять квитанции на телефон или почту при совершении покупок через интернет. При правильном подборе оборудования удастся избежать лишних переплат.
